Kiedy potrzebne jest umocowanie do reprezentowania wspólnoty? Nie ma zgody między doktryną a orzecznictwem, co do kwestii kiedy i przez kogo udzielane jest pełnomocnictwo do wytoczenia powództwa w imieniu wspólnoty mieszkaniowej. Nie mniej w większości przypadków w rolę pełnomocników wcielają się zarządy wspólnot, jako podmioty uprawnione do reprezentowania wspólnoty mieszkaniowej na zewnątrz i w stosunkach między nią a jej członkami (art. 21 ust. 1 Ustawy z dnia 24.06.1994 r. o własności lokali) . Jest to o tyle zrozumiałe, że w myśl art. 28 § 1 Ustawy z dnia 30.08.2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, wspólnota mieszkaniowa jako jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, lecz posiadająca m.in. zdolność sądową dokonuje czynności procesowych w postępowaniach przed sądami administracyjnymi przez organy lub osoby uprawnione do działania w jej imieniu.
Na początku warto się zastanowić jakiego rodzaju czynnością jest wytoczenie powództwa: czy jest to czynność zwykłego zarządu, czy może czynność przekraczająca jego zakres? Trudno jest jednoznacznie odpowiedzieć na to pytanie, gdyż Ustawa o własności lokali (zwana dalej UoWL) nie definiuje pojęcia „czynności zwykłego zarządu”.
Umocowanie do reprezentowania wspólnoty – kiedy potrzebne?
Ustawodawca zaznaczył jedynie, że taka czynność może być wykonywana samodzielnie przez zarząd lub zarządcę, pod warunkiem, że został on prawidłowo ustanowiony (tj. zgodnie z art. 18 ust. 1 lub art. 20 ust. 1 WłLoU). Natomiast w ww. ustawie zawarto nieco więcej informacji na temat czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu, do których wykonywania niezbędna jest stosowna uchwała właścicieli lokali. Poza tym w art. 22 ust. 3 pkt 1-10 WłLoU wymieniono czynności nie będące zwykłym zarządem, a katalog ten nie jest zamknięty. Niestety w przepisie tym brak jest wzmianki o wykonywanych czynnościach procesowych w postępowaniu sądowo-administracyjnym. Tak więc sama analiza Ustawy o własności lokali nie wyjaśnia tych wątpliwości.
Zdaniem sądów (m.in. Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu) reprezentowanie wspólnoty mieszkaniowej przed sądami administracyjnymi nie stanowi czynności zwykłego zarządu. Toteż zarząd wspólnoty czy też jej zarządca bez umocowania w formie uchwały właścicieli lokali nie może reprezentować jej w sądzie. Co więcej, WSA we Wrocławiu w wydanym w dniu 20.09.2010 r. postanowieniu(sygn. akt I SA/Wr 615/10) zwraca uwagę na fakt, że orzecznictwo i doktryna prawa cywilnego pozwalają uznać za czynności zwykłego zarządu działania związane z normalnym, codziennym kierowaniem sprawami wspólnoty, które nie mają istotnego wpływu na jej sytuację prawną czy też faktyczną. Toteż w opinii tego sądu reprezentowanie wspólnoty, zwłaszcza w sprawach, w których możliwa jest ingerencja w jej prawa i obowiązki jest czynnością przekraczającą zakres zwykłego zarządu.
Każdy zarządca nieruchomości decydując się na reprezentowanie wspólnoty mieszkaniowej przed sądami administracyjnymi powinien mieć na uwadze, że sąd może nie honorować umowy o powierzenie mu zarządu nieruchomością wspólną jako uprawnienia do działania w jej imieniu w sądzie. Z kolei w przypadku zarządów wspólnot wyłonionych w trybie art. 20 WłLoU, a umocowanych do jej reprezentowania w postępowaniu cywilnym z mocy prawa, to istota roszczenia będzie decydowała o konieczności podjęcia stosownej uchwały do wytoczenia przez dany zarząd powództwa.
Aby uniknąć sytuacji, w której brak odpowiedniego umocowania spowoduje nieważności postępowania warto zabezpieczyć się w formie stosownej uchwały podjętej przez właścicieli lokali. Mimo że jest to bardziej kłopotliwe działanie (tj. wymaga przeprowadzenia głosowania), to pojawia się raczej sporadycznie w funkcjonowaniu wspólnoty. Bowiem nie codziennie wspólnota mieszkaniowa uczestniczy w postępowaniach przed sądami.
