Wspólnota mieszkaniowa w trakcie swojego istnienia gromadzi szereg dokumentów o różnej tematyce i znaczeniu. Zasadniczo wyróżnia się trzy obszary tematyczne takiej dokumentacji: organizacyjny, techniczny oraz finansowy (w tym dokumenty podatkowe). Niewątpliwe wszystkie te trzy sfery dzielności mają swoje fundamenty na gruncie prawa polskiego.
I tak podstawę w obszarze funkcjonowania wspólnoty stanowi Ustawa z dnia 24.06.1994 r. o własności lokali (t.j. Dz.U. z 2000 r. Nr 80, poz. 903 z późn. zm.). Jednakże ta ustawa daje niekiedy ogólny zarys organizacji wspólnoty, wymuszając tym samym konieczność poszukiwania informacji w innych aktach prawnych. Poza tym należy zaznaczyć, iż sfera organizacyjna wspólnoty jest ściśle związana z pozostałymi obszarami jej funkcjonowania i regulującymi je aktami prawnymi.
Zagadnienia techniczne we wspólnocie porusza w głównej mierze Ustawa z dnia 7.07.1994 Prawo budowlane (t.j. Dz. U. z 2010 r. Nr 243 poz. 1623 z poźn. zm.), która to nakłada na wspólnotę obowiązek przechowywania dokumentacji technicznej w ciągu całego okresu użytkowania nieruchomości. Ze względu na charakter tych dokumentów – informacje ciągłe o pracach remontowo-budowlanych, dokonanych przeglądach itp. – zaleca się archiwizowanie tych dokumentów nawet w przypadku zakończenia eksploatacji któregoś z urządzeń technicznych czy instalacji i zastąpienia go innym.
Kwestię natomiast archiwizacji dokumentacji finansowo-księgowej reguluje Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. Nr 152 poz. 1223, z późn. zm.). Wedle art. 72 ust. 2 ww. ustawy dokumentację finansową zasadniczo przetrzymuje się przez 5 lat . Co najmniej 5 lat należy archiwizować m.in. księgi rachunkowe, kary wynagrodzeń pracowników, dokumenty dotyczące stosowanej formy prowadzenia rachunkowości, dokumenty inwentaryzacyjne i inne dokumenty księgowe.
Podsumowanie
Swoisty wyjątek stanowią tu zatwierdzone sprawozdania finansowe, które należy przechowywać trwale, przez cały okres istnienia wspólnoty. Należy podkreślić, iż sformułowanie „co najmniej 5 lat” zawarte w ustawie oznacza dolną granice terminu archiwizacji. Natomiast uszczegółowienia tego terminu zawarte są w przepisach innych ustaw i w rozporządzeniach, często wyznaczają górną granicę tego okresu. I tak zgodnie z art. 125a ust. 4 Ustawy z dnia 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 1998 r. Nr 162 poz. 1118 z późn. zm.) jednostka powinna przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń czy inne dowody, na bazie których określa podstawę wymiaru emerytury bądź renty przez 50 lat od dnia zakończenia pracy danej osoby w tej jednostce.
Tak więc wspólnota mieszkaniowa zatrudniająca pracowników na podstawie umowy o pracę pełniąc rolę płatnika składek na ubezpieczenia społeczne jest zobligowana przechowywać dokumenty ubezpieczonego przez wskazany wyżej okres.
