Obsługa księgowa wspólnot

Przedstawiamy listę najczęściej zadawanych przez Was pytań wraz z odpowiedziami, w zakresie obsługi księgowej wspólnot mieszkaniowych świadczonej przez księgowych eMieszkaniec.pl

W jaki sposób prowadzicie Państwo księgowość obsługiwanych wspólnot?

Ustawodawca nie narzuca konkretnego sposobu prowadzenia księgowości wspólnot mieszkaniowych. My jednak wychodzimy z założenia, że prowadzenie ewidencji księgowej w sposób zgodny z Ustawą o rachunkowości, daje możliwość pełnej klarowności i elastyczności sprawozdawczej. W tym celu, specjaliści eMieszkaniec.pl, przygotowali specjalny, dedykowany właśnie wspólnotom mieszkaniowym plan kont, dający możliwość prowadzenia ewidencji księgowej, która w czytelny sposób oddziela operacje związane z utrzymaniem nieruchomości wspólnej od operacji związanych ze świadczeniami na rzecz lokali indywidualnych.

Jak w praktyce wygląda przejście na księgowość prowadzoną przez Państwa?

  1. Po zaakceptowaniu przez Klienta oferty cenowej, wysyłamy do niego umowę o świadczenie usług księgowych, obejmującą m.in. zgodę na przetwarzanie danych osobowych właścicieli lokali w celu wykonania usługi a także datę rozpoczęcia świadczenia usług.

  2. Klient przekazuje wymagane dokumenty księgowemu eMieszkaniec.pl, używając do tego repozytorium dokumentów (do którego wyłączny dostęp ma obsługa eMieszkaniec.pl oraz Klient) lub za pomocą przesyłki kurierskiej.

  3. Księgowi eMieszkaniec.pl, po akceptacji dostarczonych przez Klienta danych i dokumentów:

    • Dokonują migracji danych (w zakresie ewidencji lokali z pomieszczeniami przynależnymi oraz właścicieli) do systemu eMieszkaniec.pl

    • Definiują w systemie stawki oraz składniki opłat obowiązujące w danej wspólnocie

    • Określają salda otwarcia poszczególnych kont księgowych na dzień rozpoczęcia świadczenia usługi zgodnie z podpisaną umową. Na specjalne życzenie Klienta istnieje możliwość rozliczenia wszystkich dotychczasowych miesięcy w bieżącym roku

  4. Klient, po uzyskaniu dostepu do systemu eMieszkaniec.pl, uzupełnia dane m.in. o sposób dostrczania korespondencji włascicielom lokali oraz konfiguruje im dostęp do ich rozrachunków online (tzw. e-kartoteki).

Jakie dokumenty muszę dostarczyć, abyście Państwo mogli świadczyć obsługę księgową?

Ze względu na to, iż nie ma jednego „narzuconego” standardu prowadzenia księgowości wspólnot mieszkaniowych, do każdego Klienta podchodzimy indywidualnie. Standardowo jednak, aby kontynuować otwarty wcześniej rok obrachunkowy, niezbędne jest dostarczenie:

  • Dotychczasowych zapisów księgowych i naliczeń wraz z saldami otwarcia dla bieżącego roku

  • Stanu rozrachunków każdej wspólnoty z właścicielami i kontrahentami

  • Obowiązującej we wspólnocie tabeli opłat z tytułu zaliczki eksploatacyjnej

Na jakich zasadach odbywa się darmowa migracja danych?

Dla każdego Klienta, który podpisze z nami umowę na obsługę księgową zarządzanych wspólnot minimum na rok, wykonujemy migrację podstawowych danych ewidencyjnych, tj. informacji o budynkach, lokalach, pomieszczeniach przynależnych do lokali oraz udziałach w nieruchomośći wspólnej i właścicielach.

W jaki sposób będę dostarczał do Państwa dokumenty?

System eMieszkaniec.pl posiada repozytorium dokumentów - specjalne narzędzie umożliwiające wymianę dokumentów pomiędzy Klientem a księgowymi. Dostęp do repozytorium posiada jedynie Klient oraz księgowi eMieszkaniec.pl. Za jego pomocą Klient ma możliwość szybkiego dodania wielu dokumentów (tych elektronicznych, a także tych w postaci skanów czy fotografi). Alternatywnie, umożliwiamy również wysyłkę dokumentów w postaci przesyłki kurierskiej.