Obsługa księgowa wspólnot
Przedstawiamy listę najczęściej zadawanych przez Was pytań wraz z odpowiedziami, w zakresie obsługi księgowej wspólnot mieszkaniowych świadczonej przez księgowych eMieszkaniec.pl
Ustawodawca nie narzuca konkretnego sposobu prowadzenia księgowości wspólnot mieszkaniowych. My jednak wychodzimy z założenia, że prowadzenie ewidencji księgowej w sposób zgodny z Ustawą o rachunkowości, daje możliwość pełnej klarowności i elastyczności sprawozdawczej. W tym celu, specjaliści eMieszkaniec.pl, przygotowali specjalny, dedykowany właśnie wspólnotom mieszkaniowym plan kont, dający możliwość prowadzenia ewidencji księgowej, która w czytelny sposób oddziela operacje związane z utrzymaniem nieruchomości wspólnej od operacji związanych ze świadczeniami na rzecz lokali indywidualnych.
-
Po zaakceptowaniu przez Klienta oferty cenowej, wysyłamy do niego umowę o świadczenie usług księgowych, obejmującą m.in. zgodę na przetwarzanie danych osobowych właścicieli lokali w celu wykonania usługi a także datę rozpoczęcia świadczenia usług.
-
Klient przekazuje wymagane dokumenty księgowemu eMieszkaniec.pl, używając do tego repozytorium dokumentów (do którego wyłączny dostęp ma obsługa eMieszkaniec.pl oraz Klient) lub za pomocą przesyłki kurierskiej.
-
Księgowi eMieszkaniec.pl, po akceptacji dostarczonych przez Klienta danych i dokumentów:
-
Dokonują migracji danych (w zakresie ewidencji lokali z pomieszczeniami przynależnymi oraz właścicieli) do systemu eMieszkaniec.pl
-
Definiują w systemie stawki oraz składniki opłat obowiązujące w danej wspólnocie
-
Określają salda otwarcia poszczególnych kont księgowych na dzień rozpoczęcia świadczenia usługi zgodnie z podpisaną umową. Na specjalne życzenie Klienta istnieje możliwość rozliczenia wszystkich dotychczasowych miesięcy w bieżącym roku
-
-
Klient, po uzyskaniu dostepu do systemu eMieszkaniec.pl, uzupełnia dane m.in. o sposób dostrczania korespondencji włascicielom lokali oraz konfiguruje im dostęp do ich rozrachunków online (tzw. e-kartoteki).
Ze względu na to, iż nie ma jednego „narzuconego” standardu prowadzenia księgowości wspólnot mieszkaniowych, do każdego Klienta podchodzimy indywidualnie. Standardowo jednak, aby kontynuować otwarty wcześniej rok obrachunkowy, niezbędne jest dostarczenie:
-
Dotychczasowych zapisów księgowych i naliczeń wraz z saldami otwarcia dla bieżącego roku
-
Stanu rozrachunków każdej wspólnoty z właścicielami i kontrahentami
-
Obowiązującej we wspólnocie tabeli opłat z tytułu zaliczki eksploatacyjnej
Dla każdego Klienta, który podpisze z nami umowę na obsługę księgową zarządzanych wspólnot minimum na rok, wykonujemy migrację podstawowych danych ewidencyjnych, tj. informacji o budynkach, lokalach, pomieszczeniach przynależnych do lokali oraz udziałach w nieruchomośći wspólnej i właścicielach.
System eMieszkaniec.pl posiada repozytorium dokumentów - specjalne narzędzie umożliwiające wymianę dokumentów pomiędzy Klientem a księgowymi. Dostęp do repozytorium posiada jedynie Klient oraz księgowi eMieszkaniec.pl. Za jego pomocą Klient ma możliwość szybkiego dodania wielu dokumentów (tych elektronicznych, a także tych w postaci skanów czy fotografi). Alternatywnie, umożliwiamy również wysyłkę dokumentów w postaci przesyłki kurierskiej.