paź 2, 2020 | blog
Po wpisaniu w wyszukiwarkę hasła „system do obsługi wspólnot mieszkaniowych” wyświetla się nam ponad 3 mln wyników. Zważywszy na specyfikę branży jest to naprawdę ogromna liczba. Jeśli przeanalizujemy przedmiotowy rynek to znajdziemy kilkadziesiąt oprogramowań, które w taki czy inny sposób obejmując tematykę zarządzania nieruchomościami. Jedne istnieją od przeszło dwudziestu lat, inne powstały dopiero niedawno. Jednak to, co je wszystkie łączy to schematyczność.
Praktycznie wszystkie – z małymi wyjątkami – są tworzone w sposób tendencyjny i przewidywalny. Szczegółowa analiza pozwala stwierdzić, że różnią się tylko i wyłącznie dwiema cechami. Po pierwsze, zakresem funkcjonalności. Po drugie, prostotą użytkowania.
Charakterystyczne elementy, które system do obsługi wspólnot mieszkaniowych powinien posiadać
Zakres funkcjonalności jest sumą tego wszystkiego, co program do zarządzania nieruchomościami „potrafi”. Wydawcy takich systemów prześcigają się, aby ich rozwiązanie było jak najbardziej komplementarne. Łączyło w sobie wiele modułów, realizowało skomplikowane procesy, a przy tym wpisywało się w obowiązującą na dany moment politykę komunikacji. Kiedyś, aby kupić i zainstalować system należało spotkać się w biurze z handlowcem i przeprowadzić proces wdrożenia. Dziś wiele rozwiązań umożliwia zakupy online, które sprowadzają się do szybkiej rejestracji i natychmiastowej pracy z systemem. Funkcjonalność więc poszerza swój zakres nie tylko o niezbędne mechanizmy pracy, ale również ich technologię. Nadal jednak nie wykracza poza szablonowy schemat myślenia o obsłudze nieruchomości.
Prostota użytkowania z kolei to pewna wykładnia tego, jak wygodnie i szybko użytkownik porusza się po systemie. Cecha ta w dużej części pozostaje w sferze subiektywności. Ktoś bowiem, kto jest przyzwyczajony do rozwiązań sprzed kilku lat będzie uważał je za zdecydowanie prostsze w obsłudze niż te współczesne. I słusznie, doświadczenia pracy w danym środowisku wpływają na to, jak je postrzegamy. I jeśli praca nie nastręcza nam problemów, to po co zmieniać coś, co działa.
Te dwie cechy w dużej mierze są wyznacznikiem dzisiejszych rozwiązań. W związku z otwarciem się rynku (proces deregulacji), coraz więcej firm informatycznych myśli o tym i chce wypłynąć na ocean oprogramowań do zarządzania nieruchomościami. Horyzonty są szerokie więc z pewnością każdy znajdzie miejsce dla siebie. Pytanie tylko do zarządców statek z jakim oprogramowaniem będą chcieli wpuścić do własnego portu. Czy tylko ten, który różni się od innego zakresem funkcjonalności bądź prostotą użytkowania? Czy to aby nie za mało?
Czym tak naprawdę jest eMieszkaniec.pl?
Gdybyśmy jako zespół eMieszkaniec.pl mieli wskazać nasze miejsce wśród flotylli programów do zarządzania mielibyśmy proste zadanie. Nie ma tam nas. eMieszkaniec.pl nie jest programem do zarządzania nieruchomościami. Na tle konkurencji nie wyróżnia się zakresem funkcjonalności, modularnością systemu czy prostotą użytkowania. W naszym rozumieniu, te cechy to dziś warunek konieczny każdego dobrego programu, a nie cecha różnicująca.
Chcieliśmy, aby eMieszkaniec.pl był czymś więcej niż suchym programem. Był stylem myślenia o oprogramowaniu. Po pierwsze, nasze rozwiązanie od początku do końca nie jest wielomodułowe. Nie służy zarządzaniu nieruchomościami, obsłudze spółdzielni mieszkaniowych, TBS-ów czy obsłudze nieruchomości komercyjnych. Jest systemem przeznaczonym stricte dla wspólnot mieszkaniowych. eMieszkaniec.pl to dedykowane rozwiązanie dla wspólnot, uwzględniające tylko i wyłącznie ich specyfikę zarządzania i rachunkowości.
Po drugie, dzięki charakterowi i architekturze systemu, eMieszkaniec.pl jest uosobieniem samodzielności. Autonomia bowiem była główną ideą jaka przyświecała nam podczas tworzenia aplikacji. Liczne rozmowy z zarządcami i administratorami wskazały nam jasny kierunek. Prowadzone wspólnoty nie są korporacjami, ale małymi działalnościami, którym zależy na wysoce niezależnej i swobodnej pracy. To, że narzędzie ma być kompletne i proste było już tylko konsekwencją systemu.
Zależało nam na tym, aby zarządca czy administrator wspólnoty był całkowicie sam w stanie obsłużyć wszystkie niezbędne zadania wynikające z charakteru pracy. I to z dowolnego miejsca, o dowolnej porze i czasie. Bez konieczności skomplikowanych procedur.
eMieszkaniec.pl a konkurencja
eMieszkaniec.pl nie jest rozwiązaniem najdoskonalszym. Nie jest też rozwiązaniem najlepszym. Jest natomiast rozwiązaniem specjalnym. Dedykowanym wspólnotom mieszkaniowym, których obsługa wymaga indywidualnego podejścia. Szczególnie w kwestii rachunkowości. Najlepiej to widać na przykładzie płatności za oprogramowanie. System nie uwzględnia licencjonowania, opłaty wstępnej czy kosztów wdrożenia. Korzystanie z programu odbywa się poprzez rozliczenia za każdą jedną wspólnotę. Bez żadnych dodatkowych kosztów.
Nasz system jest najbliższy wykładni przepisów prawa i praktyki. Udało nam się bowiem stworzyć zespół, który dzięki swej wiedzy i doświadczeniu połączył to co praktyczne, z tym co teoretyczne.
Co więcej, dzięki swojej specjalizacji eMieszkaniec.pl jest rozwiązaniem, którego architektura informatyczna pozwala na swobodne przebudowywania systemu zgodnie z pojawiającymi się trendami. Nie ma więc możliwości, że nie dotrzymamy rynkowi kroku. Wręcz odwrotnie, jesteśmy w stanie być o kilka przed nim. A tę wędrówkę dopiero zaczęliśmy.
paź 2, 2020 | blog
W małych wspólnotach mieszkaniowych, czyli takich, które funkcjonują w budynkach mieszczących do trzech lokali włącznie, nie ma obowiązku powoływania zarządu, który kierowałby sprawami wspólnoty i reprezentowałby właścicieli lokali. Prawo (art. 19 Ustawy z dnia 24.06.1994 r. o własności lokali zwanej dalej UWL) dopuszcza możliwość sprawowanie takiego zarządu bezpośrednio przez wszystkich właścicieli (tzw. zarząd właścicielski).
W małej wspólnocie obowiązują przepisy Kodeksu cywilnego i Kodeksu postępowania cywilnego o współwłasności. Narzucają one na właścicieli obowiązek współdziałania w zarządzie nieruchomością wspólną. Decyzje w zakresie zwykłego zarządu są podejmowane większością udziałów. Chyba że właściciele jednomyślnie zadecydują, że będą głosować według zasady: „jeden właściciel – jeden głos”.
W przypadku decyzji przekraczających zakres zwykłego zarządu niezbędna jest zgoda wszystkich współwłaścicieli. W małej wspólnocie możliwy jest także zarząd za formalnym zleceniem. Jest to równoznaczne z powierzeniem spraw wspólnoty w ręce osoby fizycznej lub prawnej (art. 18 ust. 1 UWL) bądź powołaniem formalnego zarządu (art. 20 ust 1 UWL). Powierzenie zarządu na mocy Ustawy o własności lokali skutkuje nakazem stosowania jej przepisów w funkcjonowaniu wspólnoty.
Jak zarządzać małą wspólnotą?
Warto także pamiętać, że w małej wspólnocie, gdzie właścicielom łatwiej o sprawniejszą organizację, zarządzanie realizowane przez licencjonowanego zarządcę może okazać zbyteczne (tj. zbyt kosztowe). Tak więc wybór formy zarządu nieruchomością pozostaje w gestii właścicieli. Wspomniana ustawa niewątpliwie wprowadza pewne udogodnienia, jak chociażby brak konieczności powoływania zarządu (tzw. zarząd właścicielski).
paź 2, 2020 | blog
Obecnie w wielu wspólnotach mieszkaniowych funkcjonuje tzw. fundusz remontowy, jednak w podstawowym akcie prawnym regulującym działalność wspólnot tj. Ustawie z dnia 24.06.1994 r. o własności lokali (t.j. Dz.U. z 2000 r. Nr 80, poz. 903 z późn. zm.) brak jest jakiejkolwiek wzmianki na jego temat.
Fundusz remontowy jest de facto częścią składową kosztów zarządu, dokładnie zaliczki na remonty nieruchomości wspólnej. Zaliczka remontowa to praktyczne narzędzie stosowane w procesie przeprowadzania oraz rozliczania remontu w budynku, szczególnie ważne z perspektywy właściciela lokalu. Na funduszem remontowym odkładane są zazwyczaj środki finansowe na przyszłe, niezbędne do przeprowadzenia inwestycje w nieruchomości. Podobnie jak fundusz bieżący fundusz remontowy zwykle posiada odrębne konto księgowe, niekiedy także rachunek bankowy. Podobny jest również cel wyodrębnienia tego funduszu – pokrycie kosztów zarządu nieruchomością, przy czym w przypadku funduszu remontowego stanowią je wydatki na remonty. Skoro istnieje tyle podobieństw między tymi dwoma funduszami dlaczego wspólnoty decydują się na ich rozdzielenie?
Fundusz remontowy i fundusze rozdzielone
Istnienie funduszu remontowego pozwala na sprawniejszą kontrolę środków finansowych w części przeznaczonej na remonty. Ciężko jest bowiem zarządzać funduszem, na którym gromadzone są środki pieniężne przeznaczone na różne cele. Występowanie zarówno zaliczki bieżącej, jak i remontowej dostarcza członkom wspólnoty bezpośredniej informacji na temat bieżących kosztów utrzymania i eksploatacji nieruchomości oraz kosztów większych napraw i remontów.
Wraz z upływem czasu część nieruchomości będzie się zużywać, wystąpi konieczność przeprowadzenia remontu bądź gruntownej naprawy zniszczonej części budynku. Dlatego też właściciele powinni regularnie ponosić koszty korzystania z nieruchomości, co pomoże zapobiec poniesienia jednorazowo dużego wydatku. Nieprzewidziany remont w powiązaniu z brakiem wyodrębnienia funduszu remontowego może okazać się dla nieprzygotowanych na niego właścicieli lokali katastrofalny w skutkach.
Przesłanką tworzenia funduszu remontowego jest nie tylko rozłożenie w czasie kosztów utrzymania nieruchomości, lecz także rozłożenie tych kosztów na wszystkich właścicieli. Jest to szczególnie ważne z perspektywy nowych właścicieli lokali, którzy w obliczu konieczności przeprowadzenia remontu i braku funduszu remontowego poniosą, z resztą niesłusznie, koszt tego remontu za okres kiedy nie byli jeszcze właścicielami. Toteż tak rozumiana zaliczka remontowa ma odzwierciedlać bieżące użytkowanie nieruchomości przez obecnego właściciela lokalu, a jej celem jest pokrycie w przyszłości kosztów odtworzenia zużytej części wspólnej.
paź 2, 2020 | blog
Jeśli szukasz dobrego programu, który obsłuży księgowość wspólnot, maszdwie możliwości. Albo możesz skorzystać z ogólnych systemów księgowych, albo z dedykowanych programów do obsługi wspólnot. Wybór takiego czy innego rozwiązania zależy m.in. od specyfiki obsługiwanej wspólnoty, jej wielkości oraz złożoności procesów rachunkowych.
Dokonując wstępnej weryfikacji, a kolejno wyboru warto mieć na uwadze jedną istotną rzecz. Logikę, w jakiej każdy z systemów jest napisany i to na ile odpowiada ona specyfice rachunkowości wspólnot mieszkaniowych.
Księgowość wspólnot – standardowe programy
Są one tworzone w oparciu o rachunkowość firm. Są to więc rozwiązania typu B2B skoncentrowane na uproszczonej bądź pełnej księgowości. Składają się z szeregu zintegrowanych aplikacji czy modułów obsługujących różne rodzaje działalności przedsiębiorstwa. Podzielone są zazwyczaj na główne kategorie zadaniowe, jak na przykład: zarządzanie relacjami z klientami, sprzedaż, magazynowanie, logistyka czy rachunkowość. Te z kolei zawierają podkategorie odpowiadające szeregowi funkcji, jakie użytkownik może w ramach systemu zrealizować. Na przykład wystawiać faktury, sporządzać dekretacje, raporty kasowe, ewidencjonować kadry, tworzyć umowy, zarządzać informacją na temat środków trwałych itd. Są to rozbudowane systemy, które z założenia dzięki wielomodułowości powinny zaspokajać najróżniejsze potrzeby księgowe.
Warto nadmienić, iż zazwyczaj są to rozwiązania desktopowe, dostępne z poziomu lokalnego komputera. Wymagają oddzielnej instalacji oraz długiego procesu wdrażania. Coraz częściej jednak spotyka się systemy o architekturze SaaS, które są dostępne z poziomu przeglądarki internetowej.
Dedykowane programy
Oprogramowania do obsługi księgowości wspólnot są tworzone stricte w oparciu o ich specyficzną logikę. Ta rożni się znacznie od „przedsiębiorców”, ponieważ oprócz czystej księgowości dochodzą kwestie związane z zarządzaniem. Pojawiają się inne systemy przepływów pieniężnych i opodatkowania, inny jest też charakter kontrahentów czy księgowania rozrachunków. Na przykład taki system powinien uwzględniać możliwości wydzielonej rachunkowości dla każdej ze wspólnot w jednej bezpiecznej bazie danych. Umożliwiać stosowanie indywidualnego planu kont czy automatyzować rozliczenia zaliczek eksploatacyjnych. Wykonywać więc szereg operacji wykraczających poza możliwości standardowych systemów księgowych.
Podobnie jak w przypadku ogólnych systemów księgowych również programy dla wspólnot funkcjonują, zarówno jako rozwiązania desktopowe, jak i on linowe. Tych ostatnich jest naprawdę niewiele, a to głównie dostępność będzie wyznaczała przyszłą ekonomikę wspólnot.
Wybór programu, który dobrze obsłuży księgowość wspólnot polega na eliminacji alternatyw i poszukiwaniu wartości dodanej. W gruncie rzeczy, wszystkie analizowane systemy w każdej z kategorii realizują identyczne potrzeby. Skuteczniej, w mniejszym bądź większym stopniu. Jednak oprócz standardowych kryteriów wyboru istotne znaczenie mają wartości dodane. Takie, jak choćby prostota i wygoda użytkowania czy sposób płatności za usługę. W wielu przypadkach to te funkcje gwarantują skuteczną obsługę wspólnot, ponieważ w znacznym stopniu ułatwiają wymianę danych i usprawniają przepływy pieniężne.
paź 2, 2020 | blog
Tak naprawdę częstotliwość przeprowadzania przeglądu technicznego budynku zależy od przedmiotu kontroli, a kwestię tę szczegółowo regulują przepisy Ustawy z dnia 7.07.1994 r. Prawo Budowlane (t.j. Dz. U. z 2010 r. Nr 243 poz. 1623 z poźn. zm.). I tak zgodnie z art. 62 ust. 1 pkt 1 wspomnianej ustawy właściciel bądź zarządca powinien nie rzadziej niż raz w roku poddać kontroli stan techniczny budynku, a w szczególności: elementy budynku, budowli i instalacji narażone na szkodliwe wpływy atmosferyczne, instalacje i urządzenia służących ochronie środowiska, instalacje gazowe oraz przewody kominowe (dymowe, spalinowe i wentylacyjne).
Ponadto w myśl pkt 2 ww. artykułu przynajmniej raz na 5 lat należy dokonać przeglądu instalacji elektrycznej i piorunochronnej. Poza tym co najmniej raz na 5 lat powinno się zbadać stan techniczny i przydatność do użytkowania obiektu budowlanego, estetykę budynku oraz jego otoczenie .
Kolejne artykuły ustawy określają osoby uprawnione do wykonania poszczególnych przeglądów. I tak na przykład kontrolę stanu technicznego przewodów kominiarskich może przeprowadzić wyłącznie osoba legitymująca się tytułem mistrza kominiarskiego.
Udokumentowanie przeprowadzonych przeglądów stanowi książka obiektu budowlanego, do której prowadzenia zobowiązany jest m.in. właściciel lub zarządca budynku mieszkalnego wielorodzinnego. Dokument ten umożliwia śledzenie historii dokonanych przeglądów technicznych oraz dostarcza cennych informacji na temat zmian w stanie technicznym budynku, które niewątpliwie należy uwzględnić przy konstruowaniu przyszłych planów remontowych we wspólnocie.
paź 2, 2020 | blog
Rachunkowość wspólnot, dla wielu zarządców kojarzy się z jednym – skomplikowaną pracą. Księgowość jest najważniejszym elementem prawidłowej gospodarki zasobami wspólnoty. Jednocześnie elementem najtrudniejszym i często spędzającym sen z powiek. Specyfika bowiem pozaksięgowej ewidencji kosztów, zaliczek na ich pokrycie a także rozliczeń z innych tytułów niesie za sobą zmianę logiki myślenia.
Przestawienie się ze dotychczasowych narzędzi (Excel, kartka, kalkulator, systemy księgowości ogólnej) na te nowoczesne wynika z potrzeby szukania oszczędności czasu i pieniędzy. Dziś naprawdę niewielu może sobie pozwolić, aby ręcznie prowadzić księgowości wspólnot. Ekonomika oszczędności dyktuje zmianę na automatyczne systemy księgowości.
Stąd właśnie powstają rozwiązania takie jak księgowość wspólnot online, które wobec Excela czy kalkulatorów wzbogacane są o nową logikę umożliwiającą przeprowadzanie wielu specyficznych operacji. Jest to szczególnie istotne podczas na przykład obsługi kilku lub kilkudziesięciu wspólnot. W takim przypadku zarządca nie może sobie pozwolić na ręczne wprowadzanie danych czy ich aktualizację. Wykonywanie takich operacji na setkach bądź tysiącach rachunków jest katorżniczą pracą. Pełna automatyzacja jak i skalowalność procedur jest więc niezbędna.
Nowoczesna księgowość wspólnot online
Dodatkowym czynnikiem wzmacniającym skuteczność takich rozwiązań jest ich internetowy charakter. Na rynku istnieją co najmniej trzy systemy, których architektura realizuje politykę online. Oprócz tego, że są prawdziwym kombajnem funkcjonalności stanowią systemy wyróżniające się dostępnością. Dzięki nim praca możliwa jest o każdej porze i z każdego miejsca na ziemi. Gwarantuje to niesamowitą wygodę i przewagę nad rozwiązaniami stacjonarnymi. Szybciej i sprawniej można realizować procesy obsługi wspólnoty.
Inną ważną kwestią systemów spod znaku „programy do zarządzania nieruchomościami” jest wygoda i prostota ich użytkowania. Tu niestety jest najwięcej do poprawy. Większość istniejących systemów posiada architekturę niezgodną ze standardami usability. Nie są one intuicyjne w związku z tym wymagają poświęcenia znacznych zasobów sił i woli, aby nauczyć się ich sprawnej obsługi. Pociąga to za sobą stratę cennego czasu, na co nie każdego stać.
Wybierając oprogramowanie dla wspólnot warto brać pod uwagę wszystkie wspomniane czynniki. Wielozadaniowość, dostępność oraz wygodę i prostotę użytkowania. Takie zestawienie zapewni nie tylko skuteczną i bezpieczną pracę, ale przede wszystkim zagwarantuje przewagę konkurencyjną. Jeśli bowiem możemy robić coś lepiej i szybciej niż inni jesteśmy w stanie pozyskiwać większą ilość zadowolonych klientów.
