Planowanie we wspólnocie mieszkaniowej

sie 9, 2021 | blog | 0 komentarzy

Podstawą planowania w każdej wspólnocie mieszkaniowej będzie przyjęcie planu gospodarczego, który wynika z ustawy. Co warto wiedzieć o najważniejszych założeniach takiego planu? Z jakich obowiązków rozliczyć się muszą administratorzy i zarządcy nieruchomościami? Najważniejsze zagadnienia związane z efektywnym planowaniem we wspólnocie mieszkaniowej poznać można dzięki lekturze naszego wpisu. Zapraszamy do lektury wszystkich zainteresowanych tym tematem.

Plan gospodarczy wspólnoty – co to takiego?

Mianem planu gospodarczego wspólnoty mieszkaniowej określa się budżet operacyjny nieruchomości wspólnej. Plan stanowić będzie też swego rodzaju prognozę przychodów i kosztów na nadchodzący rok obrachunkowy. Rzetelnie i dokładnie opracowany dokument zawierać będzie wszelkie informacje o planowanych inwestycjach, które miałyby być sfinansowane przez właścicieli lokali w konkretnym roku obrachunkowym. Ponadto w takim planie znajdą się też środki finansowe przeznaczone na utrzymanie nieruchomości wspólnej oraz pokrycie kosztów utrzymania lokali. Koszty, które zostały wymienione jako ostatnie, dotyczą sytuacji, w której wspólnota jest pośrednikiem w zakresie dostaw mediów do lokali.

W zapisach rocznego planu gospodarczego znaleźć powinien się także harmonogram przychodów, ze szczególnym uwzględnieniem wysokości zaliczek pobieranych od właścicieli. W planie nie może zabraknąć też przychodów z innych źródeł – np. z odsetek bankowych czy wpływów z najmu nieruchomości wspólnej.

Kiedy ustala się plan gospodarczy?

Żadna wspólnota mieszkaniowa nie mogłaby efektywnie działać bez dobrze przygotowanego planu gospodarczego. Ten jest podstawą planowania wszelkiego rodzaju działań podejmowanych we wspólnocie. Warto wiedzieć więc, że wszelkie ustalenia związane z jego przyjęciem odbywają się już na początku roku obrotowego, podczas corocznego zebrania właścicieli lokali. Takie spotkanie najczęściej odbywa się do końca pierwszego kwartału, na mocy art. 30 ustawy o własności lokali (w skrócie: UWL) ust. 2 pkt 1 w zw. z ust. 1 pkt 3 UWL. Przyjęcie rocznego planu gospodarczego zalicza się do czynności przekraczających zwykły zarząd nieruchomością. Dlatego też, działając na mocy art. 22 ust. 3 pkt 2 UWL, konieczne jest podjęcie stosownej uchwały.

Należy też dodać, że już po zakończeniu roku obrotowego dopilnować trzeba rozliczenia kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz rozliczenia uiszczonych zaliczek, oraz innych przychodów wspólnoty mieszkaniowej. Obowiązkiem zarządcy jest wówczas złożenie rocznego sprawozdania z dokonanych czynności w imieniu wspólnoty. To wówczas można wykazać nadwyżkę przychodów nad kosztami, deficyt lub wartości zbilansowane. Wymienione rozliczenia powinny być też zatwierdzone uchwałą właścicieli lokali.  Ponadto w sprawozdaniu nie może zabraknąć informacji o wykonaniu przez zarząd założeń uwzględnionych w przyjętym na początku roku obrachunkowego planie gospodarczym.

Warto podkreślić, że uchwalenie planu gospodarczego we wspólnocie da szerokie możliwości realizacji dobra wspólnego – ono zaś powinno być celem każdej wspólnoty mieszkaniowej. Dzięki realizacji założeń uwzględnionych w planie możliwe staje się nieustanne modernizowanie wspólnej nieruchomości, z czego korzyści czerpać mogą wszyscy właściciele lokali.

Główne koszty zarządzania we wspólnocie mieszkaniowej

Do najważniejszych kosztów związanych z zarządzaniem we wspólnocie mieszkaniowej zalicza się koszty związane z zarządem nieruchomością wspólną oraz koszty wynikające z opłat dotyczących utrzymania lokali. Te dwa wymienione rodzaje kosztów powinny być rozliczane odrębnie. Warto też dodać, że rozliczenie finansowe oraz plan gospodarczy we wspólnocie mieszkaniowej powinny być spójne, oraz zgodne z układem obowiązującym w ramach art. 14 UWL. Ponadto wszelkie dokumenty muszą być czytelne i dostępne w formie akceptowanej przez członków wspólnoty mieszkaniowej. Jaka forma dokumentacji rozliczeniowej sprawdza się najlepiej w praktyce? Będzie to dwustronicowy plan gospodarczy oraz składające się z dwóch stron rozliczenie finansowe. Trzeba jednak podkreślić, że wzór obu typów dokumentów nie musi być w każdej wspólnocie jednakowy. O wyglądzie dokumentów rozliczeniowych decydować będą właściciele lokali w drodze uchwały.

Ważne pozycje w planie gospodarczym wspólnoty

Samo wypełnienie planu gospodarczego wspólnoty mieszkaniowej nie jest skomplikowane – tym bardziej, jeśli bazuje się na planach z poprzednich lat. Jeśli jednak nie ma się dostępu do tego typu dokumentów, należy pamiętać, by zwrócić szczególną uwagę na niektóre pozycje z planu. Rozliczenia dokonywane przez wspólnotę mieszkaniową obejmują głównie pozycje oznaczone punktami I, II i VII w planie gospodarczym. Finanse rozpisane pod pozycjami IV i V stanowić będą zobowiązania właścicieli lokali wobec dostawców mediów oraz usług komunalnych. Chwilowo więc pozostaną w dyspozycji zarządu lub zarządcy.

Co może być przychodem we wspólnocie mieszkaniowej?

Pozycja uwzględniająca przychody we wspólnocie mieszkaniowej jest pozycją niezwykle ważną. Warto wiedzieć jednak, jakie środki zaliczane są właśnie do tej kategorii. Przychodami we wspólnocie będą więc takie środki jak:

  • zaliczki wpłacone przez właścicieli lokali na utrzymanie części wspólnej budynku – mowa głównie o kosztach przeznaczonych na pokrycie kosztów zarządu nieruchomością wspólną oraz kosztów jej eksploatacji
  • zaliczki wpłacone na świadczenia komunalne, w tym m.in. za zużycie wody, wywóz śmieci, ścieki czy energię cieplną – w tej grupie znajdą się wszystkie koszty rozliczane przez administratora wspólnoty, które są niezależne od wspólnoty
  • zaliczki wpłacone na fundusz remontowy

Warto dodać, że w profesjonalnie opracowanym planie gospodarczym wspólnoty mieszkaniowej nie zaleca się wyszczególniać odsetek od środków zgromadzonych na rachunku bankowym.

Jak wygląda rozliczenie wspólnoty mieszkaniowej?

Sprawozdanie z działalności wspólnoty obejmować będzie przedstawienie rozliczeń obejmujących kwestie finansowe, jak i opisowe. Najważniejsze, by sprawozdanie z rocznej działalności wspólnoty mieszkaniowej było jak najbardziej czytelne, rzetelne i kompletne. Nie może więc w nim zabraknąć szczegółowego sprawozdania finansowego, podpisanego przynajmniej przez dwóch członków zarządu lub zarządcę. Dokument ten powinien obejmować dane ujęte pozaksięgową ewidencją przychodów i kosztów oraz innych rozliczeń obowiązujących dla danej nieruchomości. Część opisowa sprawozdania z kolei powinna zawierać odpowiedzi na tematy związane z rozliczeniem działalności wspólnoty mieszkaniowej, w tym opisanie dokonanych lub planowanych remontów i innego rodzaju przedsięwzięć.

Warto pamiętać, że sprawozdanie finansowe we wspólnocie mieszkaniowej powinno być przedłożone na rocznym zebraniu właścicieli lokali, a ci powinni je otrzymać przynajmniej 7 dni przed zebraniem. Podczas takiego spotkania nie tylko się omawia przedłożone sprawozdanie, ale również głosuje nad jego przyjęciem lub odrzuceniem. Należy podkreślić, że w uchwale o przyjęciu sprawozdania to wspólnota będzie podejmować decyzję, w jaki sposób rozliczyć istniejące nadwyżki lub straty. Według zasady rozliczenie to powinno nastąpić stosownie do udziału właścicieli lokali w nieruchomości wspólnej. Dopuszczalne są jednak i takie sytuacje, w których przekazuje się wynik dodatni sprawozdania na cele funduszu remontowego lub pokrywa się istniejące straty z zarządu bieżącego środkami pochodzącymi z funduszu remontowego. Warto też pamiętać, że zgodnie z obowiązującymi w  Polsce przepisami, za nieprzyjęcie sprawozdania finansowego nie grożą żadne skutki. O tym, jak ostatecznie postąpi zarządca nieruchomości w sprawie rozliczenia wyniku sprawozdania finansowego, decydować będzie uchwała wspólnoty.

Usługi profesjonalnego planowania we wspólnocie

Kompleksowa obsługa wspólnoty mieszkaniowej nie jest łatwym zadaniem. Dlatego też obecnie wielu zarządców nieruchomości decyduje się na korzystanie z profesjonalnych usług wsparcia w zakresie sukcesywnego zarządzania nieruchomością. Dzięki wsparciu fachowców możliwe staje się jeszcze bardziej efektywne planowanie we wspólnocie mieszkaniowej, co pozwoli na stałe modernizowanie i ulepszanie części wspólnej nieruchomości. Korzystanie z dedykowanego oprogramowania wspomagającego zarządzanie wspólnotami mieszkaniowymi daje szereg korzyści. Umożliwia m.in. sprawniejsze:

  • ewidencjonowanie lokali i właścicieli w zarządzanych wspólnotach
  • obsługiwanie uchwał i głosowań
  • generowanie zestawień i raportów
  • stały dostęp do dokumentów księgowych oraz podglądu rozrachunków

Korzystanie z usług profesjonalnego wsparcia w zarządzaniu nieruchomością jest obecnie bardzo popularne i przynosi mnóstwo korzyści. Warto więc znaleźć firmę, która te usługi zaoferuje i z nich skorzystać. Z pewnością nie będzie to ze stratą dla wspólnoty mieszkaniowej, a podmiot ten może tylko i wyłącznie na tym skorzystać.

Planowanie we wspólnocie mieszkaniowej – podsumowanie

Przyjęcie przemyślanego, rocznego planu gospodarczego we wspólnocie mieszkaniowej to pierwszy krok do tego, by określić nie tylko budżet operacyjny nieruchomości wspólnej, ale by również wyznaczyć czynności, w które zostaną zainwestowane pieniądze pozyskane od właścicieli lokali. Warto pamiętać, że przyjmowany do końca pierwszego kwartału plan gospodarczy pozwala na skuteczne zaplanowanie przeprowadzenie wszelkich prac dotyczących nieruchomości wspólnej w danym roku obrachunkowym. Dobrze byłoby więc, by taki plan gospodarczy wspólnoty był dokładnie przemyślany i skrupulatnie przygotowany – w końcu stanowić będzie dokument przedstawiający planowane koszty utrzymania nieruchomości.

Kategorie