Zarządzanie i księgowość wspólnot


Obsługa wspólnot mieszkaniowych to nie lada wyzwanie. Każdego dnia dotykają nas najróżniejsze problemy – od negocjowania stawek opłat począwszy, przez regulaminy rozliczania mediów, na sprawozdaniach rocznych skończywszy. Jeśli dodamy do tego wiecznie niezadowolonych, stałych klientów, skutecznie może odechcieć się dalszej pracy.
Francuski poeta i satyryk – Allais – mawiał, że „najtrudniejszy jest koniec miesiąca. Zwłaszcza jego ostatnich trzydzieści dni”. Czasami trudno nie przyznać mu racji.

Na rynku istnieje kilkanaście programów, których celem jest wspomaganie zarządzania nieruchomościami. Każdy z nich w różny sposób realizuje kluczowe zadania. Jedne służą od lat, przykładając dużą wagę stricte do zarządzania budynkami czy lokalami. Inne świetnie sprawdzają się wspomagając księgowość bądź komunikację z mieszkańcami. Ale czy dostatecznie wykorzystują potencjał innowacji?

W dobie informatyzacji procesów biznesowych, digitalizacji danych oraz szerokiej komunikacji, coraz większą rolę odgrywają rozwiązania oparte o nowoczesne technologie. W tę strategię doskonale wpisuje się eMieszkaniec.pl – aplikacja zwiększająca efektywność zarządzania wspólnotami mieszkaniowymi. W innowacyjny sposób integruje systemy do zarządzana i rachunkowości wspólnot.

W jaki sposób następuje integracja procesów? Rozpoczyna się on już w momencie dodawania wspólnoty i definiowania jej elementów. Ewidencja zasobów wspólnoty, budynków, lokali i właścicieli jest jednocześnie wstępem do konfiguracji planu kont.

Definiując wspólnotę system w sposób automatyczny dopisuje specjalnie przygotowany plan kont. Za jego pośrednictwem można dodawać konta syntetyczne i analityczne. Tak utworzony plan jest koordynowany z systemem naliczania składników opłat będących częścią zaliczek eksploatacyjnych. Każdorazowe aktualizowanie czy to właścicielni czy kontrahentów jest jednocześnie połączone z automatycznie przypisywanym kontem rozrachunkowym.

All in one

Integracja procesów związanych z zarządzaniem i księgowością przebiega również w aspekcie naliczania zaliczek eksploatacyjnych. Tu definiowane są tabele zawierające wszystkie obowiązujące dla danej grupy lokalu składniki opłat. Dzięki takiemu modelowi właściciele mają możliwość automatycznego konfigurowania obciążeń wynikających z tabeli opłat.


Obsługa rachunków pozwala na określanie identycznych operacji jak w przypadkui rozliczeń. Umożliwiają one prawowanie należności wobec wspólnoty z doknanymi przez właścicieli wpłatami .

Ciekawą i dosyć nowatorską usługą w aspekcie oprogramowania dla wspólnot i integracji modułów zarządzania z księgowością jest repozytorium dokumentów. Narzędzie wspomagające komunikację między zarządcą a księgową. Umożliwia wzajemne udostępnianie dokumentów księgowych w postaci elektronicznej. Każdy taki plik można opisać i poddać obiegowi, który jest swoistym procesem informowania o statusie księgowania. Repozytorium jest platformą komunikacji zastępującą standardową wymianę mailową czy papierową korespondencje. Warto jednak dodać, że ta ostatnia – jeśli takie będzie życzenie zarządcy – będzie możliwa.

Jak widać programy integrujące moduły zarządzania i księgowości nie są tajemniczymi molochami, a prostymi narzędziami które pomagają zwiększać efektywność działania. Pracę z takimi systemami warto rozważyć nie tylko więc pod kątem ich ceny, ale przede wszystkim własnej wygody.

Tagi: program dla wspólnot, system do zarządzania nieruchomościami, oprogramowanie dla wspolnot, księgowość wspólnot program, zarządzanie wspólnotami, prostota, wygoda użytkowania