Kiedy potrzebny jest skuteczny program księgowy dla wspólnot, zazwyczaj bierze się pod uwagę dwa czynniki. Cenę oraz funkcjonalność.
Czyli to, jak bardzo jest taki oraz to, jak wiele czynności za jego pomocą można zrealizować. Taki układ jest klasycznym przykładem próby połączenia jakości z ilością. Doświadczenie pokazuje, że jednak jest to niemożliwe. To natomiast, co można próbować osiągnąć to optymalizacja kosztów względem potrzeb.
O ile cena i funkcjonalności są główną determinantą na poziomie wyboru oprogramowania, o tyle podczas jego praktycznego wykorzystywania schodzą już na drugi plan. Tu bowiem pojawiają się inne czynniki, które w sposób ostateczny przesądzają o słuszności naszego wyboru. To właśnie podczas czynnej praktyki okazuje się, że przy skomplikowanej obsłudze, niejasnych czy błędnych mechanizmach i niedostosowaniu funkcji do standardowych wymogów cena i gama funkcjonalności przestają mieć znaczenie. A więc?
Program księgowy dla wspólnot – na co zwracać uwagę?
Po pierwsze, program księgowy dla wspólnot powinien być tak skonstruowany, ale logika jego procesów automatyzacji była zgodna ze standardowymi wymogami wspólnot. Zgodna, to znaczy wynikała bezpośrednio ze specyfiki ich obsługi zawartej, tak w ustawie jak i wynikającej z czystej praktyki. Zdecydowana większość rozwiązań nie ma dedykowanej platformy księgowej, a jedynie mechanizmy ogólnej księgowości obejmującej oprócz wspólnot, również spółdzielnie, nieruchomości komercyjne czy nawet księgowość dla firm.
Po drugie, każde rozwiązanie przeznaczone do księgowej obsługi wspólnoty mieszkaniowej powinno być proste i „ładne”. Czynnik ten zdecydowanie najtrudniej poddać ocenie podczas zakupu programu. Tu zawsze wszystko wydaje się dosyć łatwe. Dopiero jednak podczas rzeczywistej pracy nawarstwia się cała masa problemów, które wnikają z niedostosowania interfejsu programu do intuicyjnego podejścia użytkowników. Prostota i wygoda wynika z usability, nigdy odwrotnie.
Po trzecie wreszcie, dobry program to taki, który „reaguje” na uwagi swoich klientów. Nikt nie jest doskonały, a już na pewno systemy informatyczne. Te muszą uwzględniać wielość interesów i indywidualnych przeświadczeń klientów łącząc to w całość. To właśnie powoduje, że nie wszyscy są stuprocentowo zadowoleni z efektów pracy. Jeśli tylko architektura systemu uwzględnia ciągłe, niezagrożone utratą bezpieczeństwa danych użytkowników, zmiany i poprawki aktualizacje systemu mogą być „codziennością”. Wówczas twórcy systemu są w stanie praktycznie natychmiast reagować na uwagi klientów i wdrażać ich pomyły rozwijając tym samy produkt.
Wymienione czynniki nie wyczerpują oczywiście wszystkich elementów, które z punktu widzenia zarządcy są ważne do prawidłowej obsługi nieruchomości. Między innymi można by było jeszcze wskazać, aby wydruki z systemu były czytelne, czy też by pliki pdf miały prawidłowa konstrukcję. Bez względu jednak na to, co konkretnego wymienimy wszystkie te elementy będą zawierać się w ogólnym obrazie programu, jako intuicyjnej aplikacji. Praktyka więc jednoznacznie przekłada akcent z ceny na wygodę użytkowania. Warto o tym pamiętać.
