Podstawowym narzędziem pracy każdego zarządcy czy administratora nieruchomości jest program do zarządzania wspólnotami online. System, który umożliwia organizację czasu i zadań oraz realizację niezbędnych procesów biznesowych. Analizując dostępne na rynku rozwiązania można zauważyć, że są one podzielone ze względu na dwa elementy.
Po pierwsze, mogą być przeznaczone do obsługi nieruchomości „w ogóle” (czyli spółdzielni mieszkaniowych, nieruchomości komunalnych, TBS-ów, nieruchomości komercyjnych) bądź do obsługi dedykowanej (tylko nieruchomości komercyjne, tylko wspólnoty mieszkaniowe). Po drugie ich architektura może być stworzona w oparciu o rozwiązania desktopowe (instalacja na lokalnym komputerze), albo o model SaaS (dostęp przez przeglądarkę). Te dwa czynniki dosyć mocno zdeterminowały rynek oprogramowań, w którym zdecydowaną większość stanowią desktopowe systemy do zarządzania nieruchomości. O ile ich tematyka i sposób funkcjonowania tych pierwszych jest szeroko dyskutowany w środowisku, o tyle informacje o tych drugich są ciągle pewnym novum. Warto więc trochę przybliżyć tę tematykę.
Systemy dedykowane
Każdy zarządca dobrze wie, że zakres i stopień złożoności procesów związanych z obsługą nieruchomości czy to spółdzielczej, czy komercyjnej, czy wspólnoty znacznie się różni. Wynika to głównie z odmiennego charakteru prawno-technicznego każdej z nich. Tuż za tym idzie inna specyfika prowadzanie zarządu i poszukiwania możliwości zwiększania potencjału efektywnościowego.
Program do zarządzania wspólnotami online jest pewną próbą zautomatyzowania praktyki każdego zarządcy. „Ubrania” w logiczne algorytmy praktycznych działań, które mają być skalowalne i wymierne. Im więcej ich jest, tym więcej reguł wymagają, ale i tym bardziej taki system jest złożony. W przyrodzie funkcjonuje prawo traktujące o tym, że wraz ze wzrostem złożoności systemu, maleje stopień jego prostoty. Nie ma a więc realnej możliwości, aby w zadowalającym stopniu połączyć ze sobą wielkość funkcji z łatwością ich stosowania.
Z pomocą w tym wypadku przychodzą rozwiązania dedykowane. Takie aplikacje są z natury uboższe od systemów konkurencyjnych, ponieważ służą realizacji bardzo konkretnych i precyzyjnych procesów. Nie posiadają rozbudowanej bazy danych i reguł uwzględniających specyfikę różnych obiektów. Wyposażone są za to w proste a zarazem skuteczne rozwiązania przeznaczone do określonych czynności. Logika takich aplikacji uwzględnia tylko jeden, konkretny charakter obsługi nieruchomości (np. komercyjnych czy wspólnot) przez co jest zdecydowanie prostsza i łatwiejsza w użyciu. Kosztem złożoności funkcji (z której część jest nieprzydatna, ponieważ służy pracy nad innymi typami nieruchomości) program do zarządzania wspólnotami online zyskuje się prostotę i wygodę użytkowania.
Potęga chmury obliczeniowej a program do zarządzania wspólnotami online
Drugim punktem zapalnym nowoczesnych rozwiązań jest ich „online’owość”. Ogromne zalety jakie wynikają z takich metod to przede wszystkim brak konieczności instalacji na lokalnym komputerze, szeroka dostępność do systemu a także niczym nieograniczona praca. Zawsze i wszędzie, gdziekolwiek się znajdujemy możemy dowolnie przetwarzać dane, prowadzić ich ewidencję, księgować dokumenty i komunikować się z klientami. Aplikacje, z których można korzystać poprzez przeglądarkę internetową są naturalną konsekwencją rozwoju społeczeństwa informatycznego.
Jednak mimo oczywistych zalet ciągle budzą niepokój. Związany jest on przede wszystkim z poczuciem bezpieczeństwa.
Bazy danych nie są bowiem przechowywane na stacjonarnym urządzeniu, a w chmurze obliczeniowej. Ona jest wytworem społeczeństwa informacyjnego i w założeniu realizuje procesy komunikacji, magazynowania i przekształcania informacji. Rozwiązanie jakie umożliwia model chmury m.in. zapewniają skalowalność, łatwość zarządzania danymi, wysoką mobilność i wydajność pracy w czasie rzeczywistym.
Chmurę obliczeniową można zdefiniować jako przechowywanie, przetwarzanie i wykorzystywanie danych, do których dostęp uzyskuje się przez internet, na komputerach znajdujących się w innym miejscu. I ta chmura jest tu słowem klucz. Budzi ona bowiem obawy o ochronę danych przechowywanych w innej lokalizacji oraz o gwarancję zapewnienia autoryzowanego do nich dostępu.
Najistotniejszą rzeczą jaką warto sobie uzmysłowić jest fakt, że dane przechowywane w chmurze posiadają fizyczną lokalizację w jednym z centrów baz danych (takich jak np. Google, Amazon czy Microsoft). Gwarancja więc bezpieczeństwa takich danych zaczyna się do zagwarantowania bezpieczeństwa tym centrom. Są to obiekty zlokalizowane w nieoznaczonych budynkach, w niezamieszkanych dzielnicach i podłączone do całodobowych systemów kontroli i monitoringu. Dostęp do nich jest autoryzowany na co najmniej trzech poziomach a wokół znajduje się mnóstwo zabezpieczeń. Same dane zaś podzielone są na segmenty uniemożliwiające wycieki do innych systemów. Oprócz tego zabezpieczone są wieloma metodami szyfrowania danych, VLAN, firewalli i filtru pakietów a hasła dostępowe oparte są o mechanizm RSA SecurID.
Podsumowując, najważniejszą różnicą między bezpieczeństwem tradycyjnej infrastruktury, a bezpieczeństwem w chmurze jest to, że infrastruktura chmury jest dzielona pomiędzy różnych użytkowników z innymi poziomami zabezpieczeń
Systemy do zarządzania nieruchomościami online są więc kompromisem między wielomodułowymi, złożonymi rozwiązaniami a prostymi i wygodnymi dedykowanymi aplikacjami. W przypadku tych drugich, oprócz skutecznych narzędzi pracy zyskujemy dostępność i optymalizujemy koszty. Użytkownicy nie muszą kupować oprogramowania, zdobywać czy utrzymywać kosztownych serwerów ani systemów przechowywania danych. Oznacza to oszczędność pieniędzy, mniejsze potrzeby w zakresie powierzchni biurowej i ograniczenie liczby personelu zapewniającego wsparcie informatyczne w firmie. Użytkownicy mogą też niemal całkowicie swobodnie decydować, ile przestrzeni wykorzystują do przechowywania danych i jakich narzędzi będą używać. Stuprocentowa samodzielność w skutecznej obsłudze nieruchomości.
