Jeśli szukasz dobrego programu, który obsłuży księgowość wspólnot, maszdwie możliwości. Albo możesz skorzystać z ogólnych systemów księgowych, albo z dedykowanych programów do obsługi wspólnot. Wybór takiego czy innego rozwiązania zależy m.in. od specyfiki obsługiwanej wspólnoty, jej wielkości oraz złożoności procesów rachunkowych.
Dokonując wstępnej weryfikacji, a kolejno wyboru warto mieć na uwadze jedną istotną rzecz. Logikę, w jakiej każdy z systemów jest napisany i to na ile odpowiada ona specyfice rachunkowości wspólnot mieszkaniowych.
Księgowość wspólnot – standardowe programy
Są one tworzone w oparciu o rachunkowość firm. Są to więc rozwiązania typu B2B skoncentrowane na uproszczonej bądź pełnej księgowości. Składają się z szeregu zintegrowanych aplikacji czy modułów obsługujących różne rodzaje działalności przedsiębiorstwa. Podzielone są zazwyczaj na główne kategorie zadaniowe, jak na przykład: zarządzanie relacjami z klientami, sprzedaż, magazynowanie, logistyka czy rachunkowość. Te z kolei zawierają podkategorie odpowiadające szeregowi funkcji, jakie użytkownik może w ramach systemu zrealizować. Na przykład wystawiać faktury, sporządzać dekretacje, raporty kasowe, ewidencjonować kadry, tworzyć umowy, zarządzać informacją na temat środków trwałych itd. Są to rozbudowane systemy, które z założenia dzięki wielomodułowości powinny zaspokajać najróżniejsze potrzeby księgowe.
Warto nadmienić, iż zazwyczaj są to rozwiązania desktopowe, dostępne z poziomu lokalnego komputera. Wymagają oddzielnej instalacji oraz długiego procesu wdrażania. Coraz częściej jednak spotyka się systemy o architekturze SaaS, które są dostępne z poziomu przeglądarki internetowej.
Dedykowane programy
Oprogramowania do obsługi księgowości wspólnot są tworzone stricte w oparciu o ich specyficzną logikę. Ta rożni się znacznie od „przedsiębiorców”, ponieważ oprócz czystej księgowości dochodzą kwestie związane z zarządzaniem. Pojawiają się inne systemy przepływów pieniężnych i opodatkowania, inny jest też charakter kontrahentów czy księgowania rozrachunków. Na przykład taki system powinien uwzględniać możliwości wydzielonej rachunkowości dla każdej ze wspólnot w jednej bezpiecznej bazie danych. Umożliwiać stosowanie indywidualnego planu kont czy automatyzować rozliczenia zaliczek eksploatacyjnych. Wykonywać więc szereg operacji wykraczających poza możliwości standardowych systemów księgowych.
Podobnie jak w przypadku ogólnych systemów księgowych również programy dla wspólnot funkcjonują, zarówno jako rozwiązania desktopowe, jak i on linowe. Tych ostatnich jest naprawdę niewiele, a to głównie dostępność będzie wyznaczała przyszłą ekonomikę wspólnot.
Wybór programu, który dobrze obsłuży księgowość wspólnot polega na eliminacji alternatyw i poszukiwaniu wartości dodanej. W gruncie rzeczy, wszystkie analizowane systemy w każdej z kategorii realizują identyczne potrzeby. Skuteczniej, w mniejszym bądź większym stopniu. Jednak oprócz standardowych kryteriów wyboru istotne znaczenie mają wartości dodane. Takie, jak choćby prostota i wygoda użytkowania czy sposób płatności za usługę. W wielu przypadkach to te funkcje gwarantują skuteczną obsługę wspólnot, ponieważ w znacznym stopniu ułatwiają wymianę danych i usprawniają przepływy pieniężne.
