Sposób, w jaki zawierana umowa o zarządzanie nieruchomością wspólną, regulują przepisy Ustawy z dnia 24.06.1994 r. o własności lokali (zwana dalej WłLoU) oraz Ustawy z dnia 21.08.1997 r. o gospodarowaniu nieruchomościami. Z tego pierwszego aktu prawnego wynika, iż zarząd nieruchomością można powierzyć osobie fizycznej lub prawnej (art. 18 ust 1 WłLoU ). Zarząd, o którym mowa w ustawie nie musi być koniecznie sprawowany przez licencjonowanego zarządcę ani przez osobę/-y wybraną/-e z grona właścicieli. Właściciele lokali za pomocą formalnego zlecenia (uchwała właścicieli zaprotokołowana przez notariusza albo umowa o zarządzanie zawarta w formie aktu notarialnego) powierzają zarząd nieruchomością przedsiębiorcy albo spółce zarządzającej nieruchomościami. Tak więc brak poświadczenia notarialnego umowy o zarządzanie w tym przypadku skutkuje jej nieważnością.
Z kolei we wspólnocie mieszkaniowej, w której Skarb Państwa bądź jednostki samorządu terytorialnego tj. gmina posiadają udziały mają zastosowanie przepisy Ustawy o gospodarce nieruchomościami. Wówczas taka wspólnota jest zobligowana do zawarcia umowy o zarządzanie. Przepisy szczegółowo określają charakter i formę tej umowy. Przede wszystkim powinna ona być zawarta na piśmie pod rygorem nieważności. Poza tym w umowie należy wyznaczyć wynagrodzenie zarządcy bądź sposób jego ustalenia oraz załączyć oświadczenie o posiadanym ubezpieczeniu od odpowiedzialności cywilnej – w przeciwnym wypadku umowa będzie nieważna. Co ważne ten rodzaj umowy wspólnota mieszkaniowa może zawrzeć tylko i wyłącznie z licencjonowanym zarządcą lub przedsiębiorcą prowadzący działalność w zakresie zarządzania nieruchomościami (art. 185 ust. 2 Ustawy o gospodarce nieruchomościami).
Reasumując, w zależności od podstawy prawnej występują odmienne wymogi związane z zawieraniem umów określających zarząd w nieruchomości wspólnej. Według zapisów Ustawy o własności lokali dopuszczalne są dwie formy, przy czym obie wymagają poświadczenia notarialnego. Natomiast drugi wspomniany akt prawny uznaje za ważną wyłącznie umowę, która została zawarta na piśmie.
